Виды печатей и штампов для ИП и юридических лиц

Ни одна организация не может быть юридически полноправным партнером без основной печати и эффективно работать без использования различных штампов и дополнительных печатей. Печати и штампы состоят из оснастки и клише — резиновой основы, и бывают на автоматической и ручной оснастке.

Печать

В настоящий момент существует несколько типовых образцов круглых печатей:

• гербовая печать,

• основная печать юридического лица,

• дополнительная печать юридического лица,

• основная печать частного предпринимателя,

• адвокатская печать,

• печать врача.

Гербовая печать

Гербовая печать — это печать с воспроизведением государственного герба страны. По ее внешнему кольцу располагается микротекст, состоящий из повторяющейся записи, которая включает слово «сертификат», указывается его номер и другая информация, определяемая изготовителем печати, к примеру реестровый номер печати. В центре печати находится изображение герба. Вокруг него расположен микротекст, содержащий информацию о заказчике печати и его идентификационный налоговый номер. По его усмотрению также может быть код соответствия предприятия общероссийскому классификатору. Между микротекстами по часовой стрелке симметрично по отношению к вертикальному клише печати располагаются строки информационного поля. Они содержат полное наименование в именительном падеже юридического лица с указанием организационно-правовой формы, в скобках указывается его краткое наименование, местонахождение, регистрационный номер заказчика печати и номер Реестра печатей, если такой существует. Если юридическое лицо имеет вышестоящую организацию, то на печати указывается ее краткое наименование. Гербовая печать — всегда круглая. Она используется только государственными организациями или частными предприятиями, которые получили статус государственных. Здесь кстати можно купить печать недорого.

Основная печать организации

Печать является основным атрибутом документа, который позволяет установить его подлинность. Договор, квитанция, нотариальный акт не принимаются во внимание без печати. Любая организация для работы должна иметь основную печать, которая является подтверждением подписи должностного лица, расписавшегося на документе. В связи с этим печать обязательно должна содержать информацию об организации. На печати указывается полное наименование в именительном падеже юридического лица с указанием организационно-правовой формы, ИНН, ОГРН, инспекция налоговой службы, где зарегистрирована организация или ИП. Также печать может содержать фирменное наименование общества на иностранном языке. Печать частного предпринимателя, который работает без образования юридического лица, походит на печать организации. Она имеет такую же функцию: заверяет подпись предпринимателя.

Дополнительная печать

Если организация имеет филиалы, то заказываются дополнительные печати, которые аналогичны основной, но имеют порядковый номер. В большой организации часто появляется необходимость наличия нескольких разных печатей, предназначенных для каждого подразделения. В данном случае на печати должна находиться дополнительная надпись. Например: «Для счетов», «Секретариат», «Для справок» и другие. Дополнительные печати используются для заверения копий документов, выдачи справок, учетных документов, подтверждения выписок из документов и прочих действий.

Личная печать

Личные печати существуют у врачей и нотариусов, которые несут личную ответственность за заверенные нотариальные документы или выписанные рецепты. Поэтому они используют личную печать в дополнение к основной печати организации, где они работают. В случае каких-либо осложнений это помогает установить, кто выписывал или заверял соответствующий документ.

Факсимиле

Факсимиле является печатью, которая воспроизводит подпись официального лица. Гражданский кодекс разрешает применять факсимиле лишь в случаях, когда его использование упомянуто в договоре. Запрещается применять факсимиле на первичных документах, где подпись должна быть собственноручной, и на документах, которые подразумевают материальную ответственность.

Штампы

При заполнении накладной, подписании договоров и прочих документов приходится часто писать реквизиты фирмы, адрес, банковские счета и другую информацию, необходимую в делопроизводстве. Для ускорения документооборота на выручку приходят штампы. Они не обязательны, но удобны. В отличие от печати, штампы ничего не подтверждают и не удостоверяют. Они выполняют чисто информационную функцию. Штамп представляет собой вид печати, имеющий прямоугольную форму. Формально штампы заменяют запись от руки в однотипных повторяющихся ситуациях, предусмотренных бумажным делопроизводством. Основная функция штампа — ускорение процесса документооборота и придание документу юридической силы.

Разновидности штампов

Основные виды штампов:

• Адресный или угловой штамп применяется в основном если в организации отсутствуют фирменные бланки. Угловой штамп используется при выдаче текущих справок, краткосрочной переписке и других случаях. Этот вид штампов, который изготовлен в соответствии с законодательными требованиями, придает любому документу официальный характер. Такие штампы содержат много информации, которая включает название организации, ее юридический и фактический адрес, идентификационный налоговый номер, банковские реквизиты и прочие.

• Несложные штампы предназначены для товарных чеков, платежных ведомостей, приходных и расходных ордеров. В зависимости от назначения, они изготавливаются со словами «Погашено», «Получено», «Оплачено» и т. д.

• Регистрационные штампы используются для входящей документации. Они устанавливают ответственность предприятия за документ и являются началом отсчета срока исполнения. В таком штампе содержится наименование предприятия, а также поля, где указывается дата поступления входящего документа и его номер. Этот штамп не ставится на приложениях к документу.

• Штамп ограничения доступа ставится на каждом листе документа в верхнем правом углу. Он может содержать дополнительные данные, предусмотренные законодательством, которые отнесены к конфиденциальной информации или государственной тайне.

• Штампы с реквизитами предприятия изготавливаются обычно с рамкой и имеют небольшой размер. Они содержат краткое наименование предприятия, место его регистрации, идентификационный налоговый номер и используются в основном для договоров, копий документов, счетов-фактур или доверенностей.

• Маркировочные штампы применяются для внутренних нужд организации. Их содержание, размеры и форма не регламентируются. Применение специальной штемпельной краски дает возможность использовать такие штампы для выполнения некоторых производственных задач, в том числе маркировки тары, пластмассы, то есть разных материалов и поверхностей.

• Датеры используются для проставления даты. Они имеют специальный ролик, где обозначаются дни, месяцы и год.

• Нумераторы позволяют нумеровать документы.

Экслибрис

Экслибрис сегодня практически забыт. Раньше любой собиратель библиотеки проставлял свой собственный знак, который указывал на принадлежность книги именно к его библиотеке. Рисунок для экслибриса владелец выбирал произвольно. Подобные штампы помогали историкам, букинистам и архивариусам в их исследованиях. Сейчас можно увидеть только шрифтовые экслибрисы — обычный чернильный штамп на библиотечных книгах.

Прочие штампы

Среди нотариальных дополнительных штампов чаще всего используются «Копия верна», «Нотариус» и прочие. К медицинским относятся дополнительные штампы — «Медицинский осмотр пройден», «Терапевт», «Хирург», «Отрицательно», «Санировано» и т. п. Существуют также различные штампы в виде «Проверка произведена», «Снят с учета», которые могут использоваться разными организациями для конкретных целей.