Российский малый бизнес динамичен и непредсказуем. И практически перед каждым руководителем когда-нибудь, да и встает вопрос необходимости аренды офиса. Разумеется, снимать помещение приходится в эконом-секторе, так как денег у становящейся на ноги компании не много.

И арендаторы на практике неминуемо сталкиваются с множеством проблем и вопросов. Аренда офиса – дело ответственное, непростое, изобилующее нюансами и деталями. Естественно, чтобы правильно снять офис нужно учесть эти тонкости и предпринять надлежащие меры для получения итоговой цели. Правильно арендовать офис – это значит:

арендовать офис на наиболее рентабельных условиях;
арендовать офис, отвечающий всем поставленным условиям и пожеланиям;
в короткие сроки;
заключить сделку юридически грамотно согласно существующему законодательству.

Анализ ситуации

На начальном этапе поиска помещения необходимо четко определиться, что именно вам необходимо. Выбор офиса зависит от возможностей компании и особенностей ее бизнеса. Поэтому нужно проанализировать предложения офисной недвижимости, сопоставить их с собственными ресурсами и принять решение, что вы будете искать. Если Вас интересует аренда офисов в центральном районе недорого, обращайтесь к нам.

Если вы планируете снимать офис на срок более трех лет, то выгоднее его купить, а не арендовать помещение. Конечно, не каждая компания может позволить себе инвестировать в покупку недвижимости большую сумму. Поэтому в таких случаях специалисты рекомендуют следующий вариант: офис покупается, а затем под него берется кредит в банке.

Перед тем, как снять офис, надо определиться c основными критериями выбора офисных помещений. Прежде всего, это месторасположение офиса, его площадь, а также категория, к которой относится арендуемый офис.

Выбор помещения

К выбору помещения под офис нужно подходить серьезно и основательно, с учетом всех возможностей и потребностей арендатора. Прежде чем выбирать помещение под офис, тщательно взвесьте и решите, какие именно функции наиболее важны для вашего будущего офиса, и только исходя из этого, выбирайте расположение и формат объекта.

Ведь, если для одной компании идеальным будет представительский бизнес-центр, куда не стыдно пригласить важного клиента, то для других фирм, занимающихся какими-либо бытовыми услугами (слесарные мастерские, языковые курсы, стоматологические кабинеты и т. д.), центр с его инфраструктурой не так важен.

Порой таким конторам даже выгоднее существовать в тихих спальных районах, где нет большой конкуренции, но при этом проживает достаточное число потенциальных клиентов.

Такие фирмы нередко выбирают под офис небольшое помещение в жилом доме, значительно удаленном от ближайшей станции метро. А для молодых компаний со скромным бюджетом такой вариант вообще может оказаться единственно приемлемым. Все зависит от возможностей и приоритетов компании.

Соберите как можно больше информации о предлагаемом офисном помещении, о районе, в котором оно находится, о его владельце. Получив эту информацию, вы будете иметь наиболее полную картину о предлагаемом варианте коммерческой недвижимости, а значит, сможете уверенно вести себя с партнерами по переговорам.

Местоположение

Оно напрямую зависит от количества клиентов компании. Если бизнес связан с большим числом посетителей, офис должен быть расположен в центре, в месте с высокой проходимостью, на первом этаже с отдельным входом. Если нет и офис нужен для внутренних нужд – можно выбрать периферийный район города, не заострять внимание на проходимых улицах и бизнес-центрах.

Выбирая район для будущего офиса, необходимо учесть все издержки, которые могут быть связаны с его местоположением. Например, подсчитать, во сколько обойдется фирме доставка сотрудников на работу и с работы, если офис расположен в труднодоступном месте.

Выбираем класс

Класс офиса зависит как от потребностей бизнеса, так и от возможностей владельцев. На данный момент в Москве стоимость аренды офиса класса «А» составляет $600-800 за кв. м, класса «В» – $450-600 за кв. м, класса «С» – $350-450 за кв. м. При этом средняя арендная плата в Москве равняется $500-600 за кв. м с НДС.

Следует учесть, что хотя и существует общепринятая классификация офисов, лишь немногие профессионалы способны четко разграничить этот сегмент рынка по классам в весьма специфических российских условиях. Большинство предложений на вторичном офисном рынке – помещения в бывших НИИ, административных и производственных зданиях советской поры.

Поэтому, вопреки западной традиции, класс офиса у нас зачастую зависит не от уровня здания, а от качества ремонта, который произвели арендодатели. В результате, в одном и том же здании могут предлагаться и офисы класса «С», и более продвинутые – класса «В», и помещения, которые вообще сложно отнести к какому-то классу.

Если бизнес рассчитан на состоятельную публику, нужен офис с качественным набором услуг, таких как парковка, удобный подъезд, скоростные лифты и т. д. А чем выше класс офиса, тем больше управляющая компания таких услуг предоставляет. Если уровень клиентов ниже, то переплачивать за аренду не имеет смысла.

Площадь офиса

Площадь офиса должна определяться исходя из количества сотрудников, которые будут в нем работать. Этот показатель следует просчитать заранее. И учесть, что теснота провоцирует психологическую напряженность на рабочих местах. Но и излишнее пространство нецелесообразно.

Самостоятельно или через посредника?

Необходимо определиться, каким способом будет снят офис – самостоятельно или через посредников. Самостоятельная аренда коммерческой недвижимости связана с некоторой степенью риска и для арендатора офисного помещения, и для арендодателя. Более того, арендаторам офисных площадей самостоятельно стоит иметь в виду, что такая сделка отнимет большое количество времени, которое будет потрачено на просмотр помещений.

При этом от арендатора требуется быть осведомленным об обстановке на рынке коммерческой недвижимости, и иметь колоссальные познания в области законодательства и юриспруденции. Вы сразу же столкнетесь с недостатком информации.

Базы данных на различных сайтах в Интернете чаще всего содержат устаревшие или ложные сведения. То же самое касается и объявлений в газетах. В результате на поиск офиса можно потратить не один месяц. Поэтому большинство компаний все же предпочитает обращаться к риэлторам.

Работа с агентством недвижимости

Наиболее надежным и грамотным считается вариант, когда аренда помещения для той или иной компании происходит с помощью отлично зарекомендовавшего себя в данной сфере агентства недвижимости. Арендовать офисное помещение через агентство – значит освободить себя от немалого числа проблем, порядочно сжать время поиска и просмотров, подходящих по требованиям вариантов, не беспокоиться за юридическую грамотность сделки.

Специалисты таких агентств много лет занимаются решением вопросов поиска и просмотра вариантов и, естественно, предлагают своим клиентам наиболее подходящие, проверенные варианты. При этом экономятся деньги, время, а также нервы заказчика. Аренда офиса через агентство является залогом аренды недвижимости по актуальным ценам, без переплаты и риска быть обманутым.

Чтобы грамотно снять офис через агентство, нужно в первую очередь сформулировать свои требования, которые предъявляются к арендуемому офису, при этом правильно расставить приоритеты – это поможет вашему агенту подбирать в том числе и наиболее близкие вам компромиссные варианты, что может увеличить выбор площадей и ускорить проведение сделки.

При выборе посредника, обязательно обратите внимание на два момента. Во-первых, не стоит иметь дело с фирмами, оказывающими лишь так называемые «информационные услуги». Схема их работы проста: за определенную сумму вам предлагают список адресов и телефонов, по которым на поверку никто ничего не сдает.

В ответ на возмущение клиента сотрудники фирмы разводят руками и предлагают купить обновленный список. Подобные фокусы распознаются на этапе чтения договора, который на поверку оказывается не агентским, а информационным.

Во-вторых, не рекомендуется пользоваться услугами компаний, которые только сводят арендатора с арендодателем, не сопровождая переговоры и не отстаивая интересы клиента. Серьезные агентства-посредники не только подыскивают подходящий вариант, но и проверяют правоустанавливающие документы арендодателя и берут на себя обсуждение условий договора и регистрацию сделки.

Как правило у арендодателей имеются свои юристы и службы работы с арендаторами, они навязывают свой типовой договор и не любят вносить изменений. Не подкованный юридически арендатор, подписывая такие бумаги, может очень пожалеть об этом в будущем.

Заключение договора

Обязательно изучите рынок коммерческой недвижимости, прежде чем вступать в договорные отношения с арендодателями или собственниками объектов нежилого фонда. Все те скидки, благоприятные условия для аренды или покупки, которые вы захотите получить, осуществятся, если будете аргументировано и со знанием дела говорить, доказывая правоту своего мнения.

Прислушивайтесь к мыслям и идеям профессионалов. Они лучше видят и ощущают как положительные, так и отрицательные моменты, ведь за их плечами, как правило, многолетний опыт работы.

Если вы нашли офис самостоятельно, то перед заключением договора обратите внимание на следующие нюансы.

Проверка арендодателя

Главным условием договора аренды офиса считается точное указание местоположения объекта недвижимости (адрес постройки, ситуационный или кадастровый план), его регистрационных данных в ЕГРП (или иных сведений о правообладателе, подтвержденных уполномоченными государственными организациями).

Объект может иметь самостоятельный учет (кадастровый номер), либо являться частью иного объекта. Будучи составной частью целого, он может быть как описан в кадастровом паспорте, так и нет (прикладывается ситуационный план расположения помещения, обеспечивающий точную привязку к местности).

С помощью этих сведений существует возможность определить владельца сдаваемого в аренду помещения, или объекта, в котором данное помещение находится. В случаях, когда в договоре аренды отсутствуют точные данные о сдаваемом имуществе, такой договор считается не заключенным и, следовательно, не может нести какие-либо последствия.

Право сдачи помещения в аренду, по статье 608 ГК РФ, имеет его собственник. Поэтому, изначально необходимо проверить, действительно ли арендодатель является собственником, и имеет ли он право сдать необходимое вам помещение в аренду.

Подтверждением этого могут стать следующие документы: свидетельство Москомрегистрации (Росреестра) и выписка из Единого Государственного реестра прав (ЕГРП), а также техническая документация БТИ. Следует учесть, что права на объект недвижимости могли с момента даты выдачи этих документов перейти иному лицу, поэтому для надежности рекомендуем самостоятельно запросить выписку из ЕГРП.

Нередко собственники располагают свидетельством о праве собственности устаревшего образца (выданного до 1998 года). Они выдавались уполномоченными государственными органами, для Москвы это Департамент имущества города Москвы (ДИГМ), ранее именовавшийся как Департамент государственного и муниципального имущества (ДГМИ). Такие объекты могут быть еще не внесены в ЕГРП и проверить правоустановку самостоятельно вряд ли удастся, так как при обращении за выпиской из архива ДИГМ потребуется доверенность от правообладателя.

Если помещение сдается в субаренду (то есть сдается от имени арендатора, ранее оформившего договор аренды с собственником), необходимо, помимо проверки прав собственника, дополнительно уточнить, разрешено ли это арендатору: обычно эти моменты прописываются в его договоре аренды. Проверить права арендатора, сдающего площадь в субаренду, можно также через выписку ЕГРП. Если его договор аренды не зарегистрирован в ЕГРП, то от такой сделки желательно отказаться.

Если интересы собственника представляет иное лицо, например, управляющая компания, дочерняя компания, иные лица, также необходимо убедиться в правомочности их действий.

Могут возникнуть ситуации, когда вам будет предложено заключить несколько договоров, в том числе с разными лицами, например, договор аренды с собственником и договор с управляющей организацией. Необходимо также подвергнуть экспертизе все документы и подтвердить правомочия сторон.

Представитель компании-арендодателя должен обладать полномочиями для заключения сделки, что также должно быть проверено. Если это директор фирмы, он может распоряжаться лишь 25% собственности компании.

В любом случае, залогом добропорядочности арендодателя станет включение в пакет документов заверенной копии приказа о назначении представителя компании на должность директора, а в отдельных случаях также протокол собрания акционеров, на котором он был уполномочен заключать подобные сделки.

Если представитель действует по доверенности, необходимо прикрепить к пакету документов и заверенную копию доверенности, и заверенную копию подтверждения полномочий того должностного лица, кто выдал доверенность.

Коридорный коэффициент

Определите, вносится ли арендная плата только за помещения (здания, сооружения, земельный участок под ними), которые фактически были переданы вам (арендатору) во временное пользование, или сюда включена плата за так называемые «места общего пользования» (холл, лестничная площадка и т. п.), дополнительные услуги (охрана, автостоянка и т. п.).

Эти дополнительные расходы весьма существенны и обычно проходят отдельным пунктом в договоре или выражаются в виде коэффициента к арендной ставке (так называемого «коридорного коэффициента»).

Некоторые арендодатели не указывают подобные расходы отдельным пунктом в договоре, вместо этого они завышают реальную площадь помещения на необходимый им «коридорный коэффициент». Подписывать подобные документы не желательно.

Точные размеры помещения

Необходимо установить соответствие площади арендованных помещений (зданий, сооружений) в реальности с той, что указана в договоре аренды и в технической документации БТИ.

Во-первых, площади могут отличаться в случае применении «коридорного коэффициента» (о нем см. выше).

Во-вторых, встречаются случаи, когда в результате перепланировки фактическая площадь уменьшается. И арендодатель, пользуясь неактуальными техническими документами, завышает площадь переданных в аренду объектов. Часто такими “ляпами” грешат договоры сроком до одного года.

Цена аренды

Плата за аренду может быть установлена как на все помещение (сооружение) в целом, так и за конкретный размер площади, к примеру, за 1 кв. м. (в расчете за месяц или год). Если стороны не уточнили в письменном виде форму и сумму оплаты за сдаваемое помещение, то в таком случае договор считается не заключенным и, следовательно, не может нести какие-либо последствия.

Лицо, взявшее в аренду помещение, обязано поддерживать его в технически исправном состоянии, делать необходимый ремонт за свой счет, а так же оплачивать расходы взятого в аренду офиса.

Имейте в виду, что стоимость аренды офиса, которую вам назовут, это отнюдь не все ваши грядущие расходы. Общепринятых норм насчет того, что включает в себя цена аренды, нет. Поэтому не торопитесь радоваться, что нашли очень дешевый офис. Для начала выясните, включает ли названная вам сумма как минимум следующие статьи расходов:

эксплуатационные расходы, необходимые для поддержания помещения в рабочем и не опасном для жизни и здоровья людей состоянии;
коммунальные услуги;
НДС;
затраты на связь и Интернет;
стоимость аренды определенного количества машиномест на парковке рядом с офисом (в крупных городах эта проблема становится все более актуальной).
Если данные статьи не включены, поинтересуйтесь, сколько придется за все это доплачивать.

Возможность изменения арендных ставок

В настоящее время арендодатель по закону не имеет права в одностороннем порядке повышать арендную плату. Это утверждает статья 614 ГК РФ – по ней арендодатель имеет возможность изменения арендной платы, но не чаще одного раза в год. Поэтому условия, при которых она изменяется, лучше предусмотреть сразу, например, колебание курса валют или изменение динамики рынка недвижимости.

Если в договоре сама возможность изменения арендной платы не прописана, арендодатель вообще не вправе повышать стоимость аренды в течение всего срока договора, который может быть заключен на три, пять, десять и более лет. Арендная плата, указанная в договоре, который не содержит условие о самой возможности ее пересмотра, может меняться только по взаимному согласию арендатора и собственника, то есть по закону.

Сумма оплаты за арендуемое помещение может быть изменена по соглашению арендатора и арендодателя, в сроки, оговоренные заключенным договором, но не может изменяться чаще, чем один раз в год, если в договоре не предусмотрены другие исключения.

Регистрация сделки в ЕГРП

По правилам, договор на заключение аренды нежилой площади оформляется в письменном виде и подписывается обеими сторонами (арендодатель/арендатор). От срока, на который заключается договор аренды, зависит, требуется ли проводить государственную регистрацию документа. В случае, когда договор аренды заключается на срок менее, чем календарный год, то такой договор аренды не требует регистрации.

В случае, когда договор на аренду нежилой площади заключается на временной срок, более календарного года, он в обязательном порядке должен быть зарегистрирован и считается полностью заключенным только после данной регистрации. В ЕГРП при этом вносятся соответствующие записи о наличии прав пользования на данный объект (его часть) у арендатора.

Заявление о регистрации договора аренды может подать любая из сторон, подписывающая договор, прикрепив к заявлению кадастровый паспорт здания (или технический паспорт, или иной докумнет), на котором должно быть указано сдаваемое помещение и его подробное описание с обязательным указанием точного размера площади (см. Гос. регистрация аренды (договора аренды) объекта нежилого назначения на сайте Росреестра).

Перепланировка

Гражданским кодексом предусмотрено, что арендатор обязан пользоваться имуществом в соответствии с его назначением и условиями договора аренды офиса. Если арендатор пользуется имуществом, переданным ему в аренду, не по назначению или с нарушением условий договора аренды офиса, арендодатель имеет право требовать расторжения договора аренды офиса и возмещения ущерба. Арендатор имеет право изменять состояние вещи (имущества), переданной ему в аренду, лишь при согласии арендодателя.

В ситуации, когда арендатор осуществил перепланировку помещения, разрешенную условиями договора аренды офиса, но без согласия арендодателя, такие действия арендатора можно расценивать как существенное нарушение условий договора аренды офиса, что дает арендодателю право требовать расторжения договора аренды помещения в одностороннем порядке и возмещения убытков.

Подобные ситуации неоднократно были предметом судебных разбирательств между сторонами договоров аренды офиса. Поэтому, прежде чем начинать перепланировку в арендуемом помещении, посоветуйтесь сначала с арендодателем и заручитесь его письменным согласием. Как правило стороны составляют приложение к договору аренды или отдельное соглашение, к которым прилагается соответствующий план перепланировки.