Бизнес и деловые переговоры – понятия неразделимые. Для того, чтобы создать хорошее впечатление, необходимо много внимания уделить вопросу, как будет проходить встреча, а главнее – где? Крупные компании имеют специально отведенное для этого помещение –переговорная в центре офиса.
Переговорная комната выполняет одновременно несколько задач: помогает произвести впечатление и дать понять, куда попал клиент или потенциальный партнер. В этом помещении, как правило, размещается информация о выполненных проектах, работах, которыми гордится фирма. Также могут размещаться награды, дипломы, дающие дополнительную информацию о самой компании и о ее достижениях. Эти комнаты выполнены в умеренном деловом стиле, но на порядок лучше, чем остальные помещения компании. Данные комнаты используется не только для деловых встреч, но и для внутрикорпоративных совещаний. Многие крупные компании не останавливаются на одном помещении, создавая несколько на разные случаи.
Не имея кабинет для переговоров в собственности или когда нужны помещения больших размеров, руководители пользуются такой услугой, какаренда переговорной комнаты в гостиничных комплексах или бизнес-центрах. Необходимость аренды может возникнуть во время командировок или при организации выездных встреч. Выбирая помещения для важного мероприятия, необходимо обратить внимание на ряд нюансов, чтобы получить желаемый результат.
Арендуя переговорную, необходимо учесть
Ее размер – площадь должна быть оптимальной, исходя из количества человек.
Месторасположение. Это должно быть недалеко от центра города. А вот варианты за городом, в тех местах, куда трудно добираться, рекомендуется исключить.
Заранее обсудить время аренды, так как аренда переговорной на час – это наиболее распространенная практика. Это позволит исключить вероятность, что в разгар переговоров вам сообщат, что время закончилось и нужно освобождать помещение.
Проверить наличие всего необходимого, так как правильная аренда переговорных комнат – это половина успеха будущей встречи. Любаяпереговорная должна иметь: бесплатные откидные плакаты, доску для презентаций, скоростной доступ в интернет, телефонную связь, плазменные панели, DVD или проектор, удобную мебель.
Сегодня аренда переговорной – это достаточно простое занятие и найти подходящий вариант можно за считанные часы. Так, современные гостиничные комплексы активно участвуют в деловой жизни, обустраивая помещения для проведения деловых встреч/конференций. Это уже не прихоть, а неотъемлемый атрибут успешного функционирования. Крупные бизнес-центры предоставляют услугу – аренда переговорных комнат на выбор. Если есть возможность выбора, то стоит предпочесть тот вариант, расположение которых находится ближе к главному входу, чтобы участникам не приходилось проходить через все офисное здание или гостиницу.
Переговорные комнаты, предоставляемые в аренду, могут быть
Маленькие помещения, рассчитанные на 2-3 человека. Как правило, такие переговорные комнаты используются для проведения собеседования.
Стандартные. Такая аренда комнат для переговоров способна разместить от 6 до 8 человек.
Большие. Они рассчитаны от 20 человек и более.
Какой из этих вариантов выбрать, зависит от конкретной ситуации и целесообразности.